まず各人が自分のファイルをチェックして不要文书を舍てることから始めます。「半分は舍てる」を目标に。以下が不要文书の目安です。

　　（注）商法などで法的に保存年限が决められているものは、それに従うこと。舍てる前に摇×ェック。

　　(1)１年以上前のもので、自分の课の本务ではないもの。その仕事を主管している课が持っているはず。

　　(2)自课の本务のものでも、１年以上见たことがないものは舍ててもまず大丈夫。（米国の调査によると、文书利用100回のうち、１年以内の文书が99回、半年以内の文书が90回。つまり、１年以上前の文书が必要とされる确率は、たったの１％）

　　(3)清书済みの原稿、订正済みの変更通知。

　　(4)参考程度に送られてきた报告书?通知文书。

　　(5)仪礼的文书类（年贺状?招待状?案内状など。住所が必要ならアドレス帐に）

　　(6)古い新闻?雑志（必要な记事は切り抜きなどにする）

　　(7)古いカタログや更新済みの统计资料?価格表など。（下手にとっておくと间违いのもと）

　　(8)用済みのファクス?テレックス文书。

　　(9)社内用の请求伝票や整理表。共有の文书も同様に「大扫除」をします。

　　４．文书を「课の共通物」として整理

　　あとに残った全てのファイルを１カ所に持ち寄る。课员全员が集まり、仕分けを始めます。

　　(1)一昨年以上の前のものはひとまとめにする。（チェックの後、事务所外に移す。文书课、仓库、地下室、トランクルームなど、事情に応じて。）

　　(2)帐簿?図书は别にする。（両开き保管库や书棚に）

　　(3)伝票?カード类は别にする。（専用の整理容器を使う）

　　(4)议员に対してもマル秘扱いの文书は、课长のキャビネットなどに入れておく。（课长が自分で整理）

　　ここまでして残ったのは、キャビネットに整理できます。今年度?昨年度の文书ファイル。これらを以下のようにまとめます。

　　(1)各系の仕事特有のもの（系専用ファイル。系ごとにまとめる）

　　(2)一般的なもの（共用ファイル。同じファイルが数册出てきた场合、最も完全なものを１部残し、あとは舍てる）

　　(3)资料扱いしたほうがよいもの。（统计表?系数表など）

　　分厚い１件别ファイルについては、やはり１件别のほうが使いやすいと判断されれば、そのまま保管库整理に回す。

　　５．フォルダーによるファイリング

　　「４．课全体での整理」で整理して残ったファイルをフォルダーに移します。手顺は次のとおり。

　　(1)ファイルの缀じ具やひもをはずしてバラす。

　　(2)本年度と昨年度の文书に分け、さらに不要文书をチェックして舍てる。昨年度の分は、いったん别にしておく。

　　(3)本年度分を、题名を见れば中身がすぐわかる程度にまで细分化し、フォルダーに挟む。

　　(4)见出しに题名を书く。（まだ暂定的。後に検讨して确定）

　　フォルダー"folder"(holderではない)とは、缀じ具やマチのない薄い纸ばさみのようなもの。バインダーによるファイルに惯れている人には「挟むだけ」というのは抵抗があるでしょう。しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。

　　(1)バインダーのように缀じなくてもよいので、すぐファイルできる。不要になればすぐ舍てられる。

　　(2)一定のスペースに対して、文书収容力が大きい。（バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。）

　　(3)文书を小グループに细分化できるので、以下の利点がある。

　　?题名を见ればすぐ中身がわかる。（バインダーの场合、いろいろなものを缀じ込みがちで、题名が抽象的になりやすく、検索に时间がかかる。）

　　?必要なものだけを取り出すことが容易。

　　?フォルダーごとに保存年限を决められるので、移し替え?置き换え（後に説明する）?保存?廃弃がフォルダー単位で管理できる。つまり「舍てやすい」。

　　（注）それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを専门に研究し、欠点を补う方法を提供している会社（㈱キングダム）もあるので、参考にするとよい。

　　フォルダーによるファイリングには、「パーティカル?ファイリング法」と「ホリゾンタル?ファイリング法」があります。要は「向き」の违い。见出しの付け方や保存キャビネットが异なるだけで、原理は同じです。详细は専门书をご覧ください [NextPage]