10．3．3．2　所需面积大小
　　选择租户过程中最复杂的工作之一，就是确定建筑物内是否有足够的空间来满足某一特定租户的需求。写字楼建筑内是否有足够的有效使用空间，来满足寻租者对面积空间的特定需要，往往决定了潜在的租户能否成为现实的租户。在考察是否有合适的面积空间可以供寻租者使用时常常要考虑以下三个方面的因素。
　　（1）可能面积的组合。同样大小的面积，在不同的建筑物内其使用的有效性是不可能一样的。外墙、柱子、电梯井、楼梯间不可能为适合某一个租户的需要而移动或改变，所以这些建筑结构因素常常决定了能否组合出一个独立的出租单元，以满足某一特定寻租者的需要。
　　（2）寻租者经营业务的性质。一些机构需要许多分隔的办公室，而且常常希望这些办公室都能沿建筑物的外墙布置，以便能够获得充裕的自然光和开阔的视野。但也有些公司可能不希望有太多的房间靠近外墙。
　　（3）寻租者将来扩展办公室面积的计划。如果一个公司在将来期望有较大规模的扩展，必须要考虑在建筑物内是否或如何满足其未来业务发展的需要，尤其是当寻租者希望其办公室集中布置时。
　　一般来说，为每个办公室工作人员提供15～20m2的单元内建筑面积比较合适，虽然每个工作人员封闭的办公面积一般只需要5～6m2，但接待室、会议室、交通面积、储藏面积、办公设备所占的面积以及公共活动所需的面积等应给予足够的考虑。此外，如果出租单元的平面设计中私人办公室数量较多，则人均办公面积的指标可适当提高一些。
　　10．3．3．3　需要提供的物业管理服务
　　在挑选租户的过程中，有些寻租者为了顺利地开展其业务，可能需要物业管理企业提供特殊服务。例如，寻租者可能要求物业管理企业提供更高标准的保安服务、对电力或空调通风系统有更高的要求、办公时间与大楼内其他租户有较大的差异、要求提供的服务与物业管理企业已提供的标准服务有较大差异。如果物业管理企业没有适当的考虑这些问题，在将来的物业管理过程中就可能会出现许多矛盾。然而，在接受或拒绝潜在租户的特殊要求之前，物业管理企业及业主应该考虑整个租赁期限内的实际费用支出以及费用效益比率，以便在日后签订租约时确定由谁来承担特殊服务的费用。
　　10．3．4　写字楼租金的确定
　　出租的写字楼常常是一个由外墙、隔墙、屋顶、楼面隔离出来的空壳子，当然里面可能会有一些设备或设施。其地面、屋顶、墙面、灯具等常常由租户根据自己的喜好进行设计和装修，即使前面的租户已经装修过，新租户往往还要根据自己的意愿进行装修。
　　租金常常以每平方米可出租面积为计算基础。如果租户初次装修其承租部分面积时的费用由业主垫付，租金内还可能包括业主垫支资金的还本付息。物业的一些经营费用（如房产税、保险费、公共面积和公共设施的维护与维修）可以包括在租金内，也可以根据事先的协议另收。租户的电费，可以根据其用电量由供电部门直接收取或由物业管理企业代收代缴。物业管理企业在确定写字楼租金时，一般要认真考虑以下三个方面的因素：
　　10．3．4．1　计算可出租或可使用面积
　　准确地量测面积非常重要，它关系到能否确保物业的租金收入和物业市场价值的最大化。如果一栋写字楼的可出租面积为20000m2，1％的误差就是200m2，而如果租金水平是3000元／年·m2，则年租金收入就会减少60万元。如果资本化率为10％，则物业的价值损失就是600万元。
　　在量测写字楼面积时，有三个概念非常重要，即建筑面积、可出租面积和出租单元内建筑面积。根据建设部做出的有关规定，建筑面积按国家《建筑面积计算规则》计算，出租单元内建筑面积包括单元内使用面积和外墙、单元间分隔墙及单元与公用建筑空间之间的分隔墙水平投影面积的一半；可出租面积是出租单元内建筑面积加上分摊公用建筑面积。应该注意的是，不同国家对上述各类面积的计算方法是有差别的，但区别主要在可分摊公用建筑面积的范围上。例如，美国大厦业主及物业管理经理协会（BOMA）的规定与我国建设部的规定不同的是：垂直穿越各层楼面的电梯井、楼梯间、通风竖井和建筑物外墙水平投影面积的一半不计人可分摊公用建筑面积，更不计人出租单元内建筑面积。
　　在写字楼出租过程中，物业管理人员常要计算可出租面积和出租单元内面积比例系数（R／U系数），实际划归租户独立使用的面积是单元内建筑面积，但在计算租金时要将该单元内建筑面积再乘以R／U系数。
　　10．3．4．2　基础租金与市场租金
　　租金一般是指租户租用每平方米可出租面积需按月或年支付的金额。写字楼的租金水平，主要取决于当地房地产市场的状况（即市场供求关系和在房地产周期中处于过量建设、调整、稳定、发展中的哪一个阶段）。在确定租金时，一般应首先根据业主希望达到的投资收益率目标和其可接受的最低租金水平（即能够抵偿抵押贷款还本付息、经营费用和空置损失的租金）确定一个基础租金。当算出的基础租金高于市场租金时，物业管理企业就要考虑降低经营费用以使基础租金向下调整到市场租金的水平。在写字楼市场比较理想的情况下，市场租金一般高于基础租金，物业管理企业还可根据市场竞争状况来决定哪些经营费用可以计入租金，哪些经营费用可以单独收取。
　　在一定的市场条件下，某宗写字楼物业的整体租金水平，主要取决于物业本身的状况及其所处的位置。但写字楼建筑内某一具体出租单元的租金，则依其在整栋建筑内所处的位置有一定差异，尤其是对高层建筑而言。在许多城市的写字楼市场上，楼层高、视野或景观好的写字楼，出租单元租金也较高。物业管理人员在确定各写字楼出租单元的租金时，常用位置较好的出租单元之超额租金收入来平衡位置不好的出租单元的租金收入，使整栋写字楼建筑的平均租金保持在稍高于基础租金水平上。[NextPage] 　　10．3．4．3　出租单元的面积规划和室内装修
　　租户选择写字楼时非常关心其承租部分的有效使用和能否为其雇员提供一个舒适的工作环境，如果租户不能充分使用其所承租的单元建筑面积，就会白白浪费金钱，但如果为了少支付房租而使办公空间过分拥挤，则会大大降低雇员的工作效率，这同样也是在浪费金钱。物业管理企业可以通过对出租单元进行面积规划，来帮助租户确定最佳的承租面积大小。
　　出租单元的面积规划，实际上就是通过综合考虑租户的规模、组织架构、偏好与品位、需要安装的设备和财务支付能力等，确定其所需承租的单元内建筑面积的大小，并在其所承租的出租单元内就房间布置、办公设备布置、内部通道的安排等进行设计。室内装饰设计师或建筑师根据租户的需要，借助于建筑CAD技术，可以很方便地做出若干可供选择的规划方案供租户决策参考。
　　室内装修的费用由谁来支付，经常是租约谈判过程中的焦点问题。通常业主要就某些标准化的装修项目支付一些费用，例如每15m2安装一个电话插孔的费用、每30m2安装一个门的费用等。也可能由业主笼统地提供一笔按每平方米单元内建筑面积计算的资金，来补贴租户初次装修需支付的费用。
　　除标准化装修项目的费用外，其他装修费用由谁来支付，一般视市场条件和写字楼内人住率水平而定。一般有四种选择：由业主支付、由租户支付、业主和租户分担、业主支付后由租户在租约期限内按月等额偿还本息（作为租金的一部分）。在市场状况有利于承租人而非业主的情况下，为租户提供装修补贴，常常被业主或其物业管理企业用来作为吸引租户的手段。
　　不论如何安排装修费用的支付，业主和其委托的物业管理企业保留对整栋写字楼建筑进行统一装修或进行建筑物内部功能调整的权利，这有利于提高工作效率和降低装修的成本，也有利于保持整栋建筑的特色，保证租户的人住按计划进行。
　　10．3．5　写字楼物业的租约与租约谈判
　　租赁契约中对租户与业主的权利和义务都有具体规定。由于该租约是租赁双方共同签署的法律文件，所以租赁双方都应严格遵守。鉴于租约条款的谈判相当复杂，所以在租约签署前常常有一个很长的谈判周期。物业管理企业也常常参与到租约谈判的过程中来。虽然物业管理企业一般代表业主的利益，但可以利用其特殊身份，向业主阐明租户的意见，协助租赁双方寻找一些折衷方案。
　　通常情况下，业主事先要准备好一个适用于写字楼物业内所有出租单元的标准租赁合约，业主和潜在的租户可在这个基础上，针对某一特定的出租单元就各标准条款和特殊条款进行谈判，以便在业主和租户间就某一特定的出租单元形成一份单独的租约。标准租约中的许多条款只需要稍加讨论即可，但有些重要问题就需要进行认真的谈判。谈判中双方关注的其他问题还包括租金及其调整、所提供的服务及服务收费、公共设施如空调、电梯等使用费用的分担方式等。
　　10．3．5．1　租赁合约中的标准条款
　　在编制标准租赁合约的过程中，业主的主要目标之一是在其所收取的租金中，尽可能少地支付相关的经营费用；而对于潜在的租户来说，则希望在支付一定租金的前提下，获得尽可能大的权利，得到尽可能多的服务。为了调和租赁双方各自意愿的差异?就形成了在写字楼物业出租时须共同遵守的一系列特定条款。
　　由于写字楼物业的租约一般都要持续几年的时间，在租约中一般都要包括规定租金定期增加方式的租金调整条款。这一条款，可能规定要参考一个标准指数（如消费者价格指数或商业零售价格指数），来确定租金定期增长的数量或幅度。显然，各城市的消费者价格指数能比较准确地反映当地通货膨胀的水平，但由于消费者价格指数有时变化幅度非常大，尤其是在经济高速发展的地区或政治经济不稳定的地区，这就使得租户很难接受用消费者价格指数作为租金向上调整的基础这样一个条件。因此，租户和物业管理企业更愿意商定一个固定的年租金增长率或增长量，该增长率或增长量在整个租赁期间内有效，例如月租金在整个租期内每年增长10元／m2或每年上调8％；当租期很长时，也可规定每2年或3年将租金调整一次。为了令租赁双方共同承担通货膨胀带来的风险，有时规定，租金可以按消费者价格指数调整，但同时又规定一个上调比例的最高限，以便由租户承担最高限以内的风险，由业主承担最高限以外的风险。
　　在写字楼物业租约中，并非所有的物业经营费用都必须包含在租金中。在“毛租”的情况下，业主要支付物业经营过程中的所有费用，并且要在所收取的租金中包括进这些费用，但这种租赁安排在大型写字楼出租中并不多见。通常的做法是，一些经营费用如能源费用，可由写字楼内的租户以某种方式按比例分摊，由物业管理企业向租户单独收取后直接交给供电部门，这种代收代缴的方式很受业主或租户欢迎，因为物业管理企业通常是按租金的一定比例收取物业管理费，如果将经营费用加到租金里面去，业主或租户多少会有一种多支出了物业管理费的感觉。
　　当所有的经营费用均由租户直接分担时，则称这种出租方式叫“净租”，由物业管理企业代收代缴的费用可按租赁面积基础租金的一个固定比例计算。常用的“净租”方式，根据代收代缴费用所包括的项目多少还可以再进行细分。但一般情况下，代收代缴的费用越多，基础租金就越低。换句话说，写字楼物业“毛租”时的租金很高，因为业主要从所收租金中支付所有的经营费用；采用“净租”方式时，代收代缴费用覆盖的内容越多，基础租金就越低，因为租户直接分担了写字楼经营过程中的部分或全部费用。
　　具体的租约中，要规定代收代缴费用所包括的费用项目名称，以及每项费用在租户间按比例分摊计算的方法。最常见的代收代缴费用，是除房产税和保险费外的水、电、煤气等资源的使用费。此外，设备使用费和写字楼公共空间的维护维修费用，也常常单独缴纳。设备和公共空间的更新改造投资，也要在租户间进行分摊，但要注意处理好更新改造投资周期与每一个租约的租赁周期间的关系。租约中还可能包括一些条款，在这些条款中，规定了业主所需承担的最大经营费用额，例如每年每平方米40元或每年总计20万元，而超过这个数额的经营费用就要由租户分担。
　　10．3．5．2　折让优惠和租户权利的授予
　　折让优惠是业主给租户提供的一种优惠，用以吸引潜在的租户。折让优惠虽然能使租户节省写字楼的租金开支，但租约中规定的租金水平不会变化。折让优惠的具体做法很多，如给新人住的租户一个免租期、为租户从原来租住的写字楼迁至本写字楼提供一定的资金帮助、替租户支付由于提前终止与原租住写字楼的业主间的租约而需缴纳的罚金、对租户人住前的装修投资提供资金帮助等。折让优惠可能是由业主先提供一笔资金，供租户用于装修投资或支付其他费用，但在租赁期间内，这笔资金仍要通过各种方式归还业主。这样做的一个好处，就是能保证租约中所规定的租金水平与市场所能承受的水平相当。
　　另外的折让优惠，可能会体现在租约续期的有关条款上。如果租户预计由于自己业务的发展可能会在未来增加承租面积，则一般希望业主在将来（一般是租约期满）能满足其扩展办公空间的要求。除非写字楼市场很不景气，否则业主很难接受这一做法，因为有时为了满足当前租户的这一要求，可能会使其腾空的写字楼面积之空置时间增加，从而减少租金收入。作为一种替代的办法，业主通常可以给租户一个优先权，即如果租户想扩大其所承租的写字楼面积，而其原租用的写字楼单元之相邻单元又处于空置状态的话，则该租户在同等条件下有优先承租权。有时租户还会要求在租约中加上于原租约条件下续租的条款。
　　然而，业主不愿在租约期满时赋予租户过多的权利。这里主要有两个方面的原因：首先，期限较长的租约所规定的租金，在租赁期间内很难赶上市场租金水平的可能变化，尽管有租金定期调整的条款在发挥作用，但实际租金常常低于市场租金；另外，在租约期满时赋予租户一定的权利，也并不能保证其继续承租。在某些时候，租约中还会包括有关提前终止租约的条款，规定租户只要提前一定的时间通知业主并按规定缴纳罚金，租户就可以提前终止租约。赋予租户一定的权利，在大多数情况下是业主不情愿的事，但业主为了保持物业的市场竞争力，有时不得不这样做