2015年MPA辅导班语文公文写作辅导（2）
发布时间：2010/3/9 16:07:10 来源：城市学习网 编辑：ziteng
（二）公文写作中的常用术语
在公文写作中，除了上文提到的眉首、主体、版记三部分里的已经讲到的一些常用术语外，还常遇到的有以下这些：
行文 单位间以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程称为行文。各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关的行文分为三种：上行文，平行文，下行文。行文应注意的问题是：①本着精简文件的原则，严格控制发文数量和范围，可发可不发的不发；②除特殊情况外，一般不越级行文；③不相隶属的机关，不应以隶属关系行文；④不要重复行文；⑤行文应有主次，注意分清主送与抄送机关；⑥联合行文的机关应是同级机关。⑦在报刊上公布的文件可作正式公文，不另行文。
上行文 指下级向主管上级报送的公文，使用的文种主要有请示、报告。
平行文 指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如函。
下行文 指上级对所属下级单位的发文，使用的文种主要有通知、指示、通报、决定、决议、命令、批复等。
制文程序 一般专指对公文的制作流程。
制作公文的程序是：(1)拟稿，即撰写公文，是制文的基础和首要程序。重要的公文应由领导人亲自动笔或主持撰写，一般日常公文则由秘书部门或业务部门拟稿，通常是“谁主管的事，谁拟稿”。拟稿的步骤：①首要的是明确使用的文种、发送对象、主题及行文的目的要求；②收集有关材料，进行调查研究；③安排结构，拟写提纲；④落笔起草，反复检查，使其成文。(2)核稿，即公文起草成形送交领导人签发之前，对公文的观点、文字、内容、体式所作的全面检查与修正工作，主要由各单位的办公室秘书或主任负责，一般叫“把口”或“把关”，就是保证公文的质量。核稿的着跟点是：是否需要制发文件，是否符合国家法制要求，是否体现了党和国家的方针、政策和上级的要求，措施、办法是否行之有效，结论是否正确，结构、用语是否符合公文的特点要求，公文的体式是否规范等。(3)签发，是形成公文的最后一个关键环节。公文经过领导人核准签发即成定稿。会议讨论通过的文稿，可由办公室主任代行签发，涉及本单位带全局性的公文，应由主要负责人签发，一般公文可由分管副职签发。(4)缮印、校对与用印。缮印指依据定稿誊抄、打印或排印成正式文本，校对指根据定稿校正缮印中的差错，用印指加盖印章，公文盖印一般应加盖在成文日期处。
稿本 是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿、文本。包括草稿、定稿、正本、副本、存本、试行本及各种文字本。
草稿 是文件的原始稿件，供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件一般只有一次写成的草稿，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。
定稿 是经过审问，由负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本，是进行缮印的依据。经过多次草拟形成的文件，最后一稿并由领导审批签署的才为定稿。已经正式发布的文件，日后又重新修改时，须保留原来的定稿，不可以将原来的定稿作为草稿在上面修改，而应利用复制件作为草稿，进行修改补充，并重新报有关领导签批。
原稿 即定稿。它是与正式印发件相对而言的。
核稿 文件形成草稿，在送领导审批签发之前，或已经过一定审批手续的稿件，在正式印制之前，由秘书人员进行全面、认真校核的过程称为核稿。核稿是帮助领导审核把关，以保证文件质量的重要措施，也是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要方面。核稿一般是从以下几方面对文件进行检查：①是否准确无误地体现了领导机关的意图，是否符合党的方针、政策和国家的法律、规章，是否注意到同有关文件的衔接；②提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；③审批手续是否完备，涉及两个以上部门工作的事项，是否经过有关部门协商取得一致意见，并且经过会签；④文稿是否结构严谨、条理清楚、观点鲜明、提法准确，文字表述是否简明通畅，标点符号是否正确，人名、地名、时间、数字、引文等是否经过认真核对；⑤发文形式、密级确定、发至级限、传达范围等技术处理是否符合规定。
核稿工作是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件：①具有一定的马克思主义理论水平；②熟悉党的方针、政策；②熟悉以往发布的文件；④知识面宽并有相当的文字能力；⑤尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。
清样 经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批之前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能还会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样才行。注意：这里说的清样与印刷版上打出来的校样不是一个概念。
正本 正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征是：格式正规、有印章等有效标志。
试行本 是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：一般在文种后用括号注明“试行”字样。
暂行本 也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：在公文标题的文种之前加注“暂行”字样。
副本 是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在外形上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法定效用。作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、签署者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。
修订本 是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征是：基本与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，如标明“修订本”字样等。
送审 又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要的征求意见稿清样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果，免得贻误工作。
签发 签发即签署，是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，不得越权。
会签 两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导人联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。
转发 下级单位对上级或平级及不相隶属机关之间的来文，加注意见后印发给自己所属下级单位，称作转发。转发文件使用的通知，称为转发性通知。如《××市人民政府办公厅转发中共中央办公厅、国务院办公厅〈关于严格控制发放奖金、补贴的紧急通知〉的通知》。
批转 上级单位对下级的来文（如请示、报告）批注意见后印发给下级单位，称作批转。批转文件使用的通知，称为批转性通知。如《国务院批转商业部〈关于决定当前茶叶购销问题的请示〉的通知》。
注发 文件定稿以后、正式印发之前，要确定文件如何发布等各种问题，这一技术处理过程称作注发。注发所涉及的项目包括：发出方式、印制份数、发至级限、阅读传达范围、密级、急缓程度、文件格式、印制要求等。批注的原则是方便工作，利于保密。批注时要认真阅读文件，首先弄清基本内容和领导要求，然后按照规定处理。由于情况的不同，在批注中往往会遇到各种各样的疑难问题，拿不准的不要擅自决定，可以先提出处理意见，报有关领导审定后处理。
发授范围 指文件发多宽的面。这个幅度是由文件内容本身所决定的；文件内容属于何种工作性质，需要让哪个范围的人员知道，就有一个相应的发授范围。发授范围一般通过文件的上款表示出来。党的领导机关制发的具有普遍意义的文件，发“全报”的较多，即发向党、政、军、群各系统。专业性的文件，因其业务性较强，涉及的工作内容也较单纯，一般只发有关地区和部门。一些日常事务性的批复回文，只发少数相关地区和部门，有时只发直接的或主要的一个地区或一个部门。总之，发授范围是根据具体情况确定的，不能图省事采取“一刀切”的作法。凡属重要文件应慎重处理，待向领导请示后再确定发授范围。
发至级限 指文件发布的层次。领导机关是分层次设置的，文件也应是分层次发布的。根据文件内容，该发至哪一个级限就发至哪一个级限，不能任意扩大，也不能一味控制级限而影响文件效用的发挥。需要注明发至级限的，一般是发向大范围的文件，也有专业性文件。而一般事务性文件和往来问复性的函件，是不必注明发至级限的。对上级行文也不应规定发至级限。
阅读范围 指可以阅读文件的人员范围。一般说，文件的发授范围和发至级限本身就确定了文件的阅读对象。在这方面是有严格规定的，无须在文件中一一注明。但是也有些文件，阅读范围需要临时扩大或缩小，这就要在文件中特别注明。
传达范围 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。
