2015年MPA公共管理硕士语文公文写作辅导（1）
发布时间：2009/12/20 0:14:03 来源：城市学习网 编辑：紫藤
第一部分 公文写作
应用文(含公文)的考试重点与答题技巧
一、应用文(含公文)的考试重点
（一）公文考点指要
公文写作考试的内容基本上包括以下一些知识点：
1．行文基本规则；2．文稿的形成； 3．公文制发程序； 4．上行文格式及规则；
5．下行文格式及规则；6．平行文格式及规则； 7．公文版头(眉首)形式 8．公文用语；
9．发文文号编制 10．公文中的称谓 11．公文标题设计； 12．公文中引用其他公文；
13．公文附件要 14．公文中的数字要求 15．公文中的尾语要求 16．公文落款和用印；
17．联合行文格式； 18．标引主题词
（二）日常事务文体考试重点
常用日常事务文体写作主要有两类试题，一是考某种文体的习作，一是考相关知识。重点是掌握不同文体的行文格式、专用词语及语言要求、语言风格等几个方面。
日常事务文体写作的语言要求有以下几点：
准确，日常事务文体写作中用词要准确，造句要规范，表述要得体，不能表意模糊不清，不能出现歧义，这是日常事务文体写作的最起码要求。表达不清，用语含混，就要误事。
简洁，日常事务文体是一种实用性文体，其中各种文体都是为具体事项或工作服务的，为提高工作效率，必须行文简洁，有话则长，无话则短，切忌重复、套话、空话等。
平实，日常事务文体的实用性特点决定了日常事务文体的语言必须是平实的。除“一般书信”之外，通常不使用夸张、比喻、借代、比拟等修辞手法，不使用华丽的词藻。应当用词质朴无华，表述开门见山。
庄重，日常事务文体用于各种社会公众交际场合，因此要求语言表述必须庄重得体。一般要使用书面语词汇以及相关专用词语，而不能使用俗语、方言等。如“介绍信”的正文结束语“请予接洽”，就不能改成“请跟来的人一块儿谈谈”。
比如：读者给报社编辑写信应当说：“敬颂编安”；叔叔给侄儿写信不能说：“顺颂安康”； 给平辈同事写信也不能说：“顺颂安健”；晚辈给长辈写信更不能用公函的：“特此函达”。
二、应用文(含公文)考试的基本题型
应用文(含公文)考试的题型包括两大类：选择题(5分)和简述题(5分)。这两类题型可组合成以下四种出题形式，所以，每年的考题可呈现出多样化的特点。
1．选择题(5分)十简述题(5分)。
2．选择题(5分)十应用文(含公文)写作题(5分)。
3．简述题(5分)十应用文(含公文)写作题(5分)。
4．全部为应用文(含公文)写作题(10分)。
三、应用文(含公文)考试的解题思路和技巧
（一）选择题解答步骤
选择题可大致沿着以下五个步骤去逐层解析求答：
第一步，从大处着眼审题，确定该题所考知识点的范围，并调集该方面的知识作为求解的前提。
第二步，明确题干的要求，并以之为标准逐一检查各备选肢，找出备选肢与题干的异同点。
第三步，根据前边基本素质部分介绍的八种解题方法，审查该题题型，选用适合的解题方法。
第四步，运用恰当的解题方法进行求解。比如，选正题可用求同法，选误题可用排除法等等。
第五步，如果该题是集群式题型，则可用纵察法，对四个备选肢进行比较，就能迅速地求得正确答案。
（二）简述题解答步骤
简述题可大致沿着以下四个步骤去逐层解析求答：
第一步，从大处着眼审题，确定该题所属文种，并在头脑中调集该文种的全部知识作为“准备应战的武器”。
第二步，按照“眉首、正文、版记”三个部分逐一进行“切块”检查，看确定考点属于哪一“块”。
第三步，如果确定是在正文部分后，则沿着“标题、主送单位、转述用语、正文主体用语、落款及年、月、日写法”的顺序逐项“扫描”，找出其中的错漏之处。
第四步，最后将找出的错漏之处从理论上加以概括，并按其在文中的先后顺序，编以序号排列出来即为答案。
四、附录：
（一）公文写作的语言特点
1．经常运用介宾短语。如标题中常用的“关于”；文中涉及表述对象或范围时常用的“对、对于、将、除了”；表述时间、地点时常用的“于、自、在”；表述目的原因时常用的“为、为了、由于”；表述来源根据方式时常用的“由、遵照、根据、依据、通过、在、随着”等等。这些短语多被用来充当定语、状语，起限制和修饰作用。
2．经常使用一些比较简洁、庄重、严谨的专用词语和文言句式。有已成为公文中的专用词语，如：“贵、该、鉴于、至于、兹、兹因、悉、值此、如下、举凡、当即、拟请、经由、 业经、并经、亟应、末、而、则、审核、遵办、理应、势在、希、尚望、准予、定予、不胜、为此、特此、此致、此布、凡……者、是否得当、是否可行、为要、为荷”以及“为此，特……”等等。
3．经常使用所在部门的专业术语，以反映所在单位的业务特点。如经济部门的“产品、市场、销售、合同”；司法部门的“传讯、诉讼、勘验、拘传”；军事部门的“训练、装备、动员、指挥”；外事部门的“阁下、荣幸地、谅解、顺致敬意”；科技部门的“选题、成果、网络、检索”等等。
4．经常使用无主句、陈述句、祈使句。公文有专用格式，在条例、章程、规定、细则、守则等法规性文件中，由于这些法规的执行人员、施行对象，是广泛而清楚明白的，经常使用无主句，写上反而显得啰嗦。常用的陈述句有，带助词“了”的表示完成时态的句式、表示否定的陈述句式、不带判断词“是”的表示肯定的陈述句、带判断词“是”的表示肯定的句式。常用的祈使句有，带命令语气的表示肯定的句式、带有请求语气的表示肯定的句式、带有禁止语气的表示否定的句式。
5．经常使用联合短语充当各种句子成分。在各种公文中，联合短语经常被用来充当主语、谓语、定语、状语、补语，这样可以省略句子成分中的一些重复部分，因而起到了简洁的作用。 [NextPage] （二）公文写作中的常用术语
在公文写作中，除了上文提到的眉首、主体、版记三部分里的已经讲到的一些常用术语外，还常遇到的有以下这些：
行文 单位间以通报情况、请示问题、商洽事务等为目的的文字往来过程称为行文。各单位的行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定。党政机关的行文分为三种：上行文，平行文，下行文。行文应注意的问题是：①本着精简文件的原则，严格控制发文数量和范围，可发可不发的不发；②除特殊情况外，一般不越级行文；③不相隶属的机关，不应以隶属关系行文；④不要重复行文；⑤行文应有主次，注意分清主送与抄送机关；⑥联合行文的机关应是同级机关。⑦在报刊上公布的文件可作正式公文，不另行文。
上行文 指下级向主管上级报送的公文，使用的文种主要有请示、报告。
平行文 指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如函。
下行文 指上级对所属下级单位的发文，使用的文种主要有通知、指示、通报、决定、决议、命令、批复等。
制文程序 一般专指对公文的制作流程。
制作公文的程序是：(1)拟稿，即撰写公文，是制文的基础和首要程序。重要的公文应由领导人亲自动笔或主持撰写，一般日常公文则由秘书部门或业务部门拟稿，通常是“谁主管的事，谁拟稿”。拟稿的步骤：①首要的是明确使用的文种、发送对象、主题及行文的目的要求；②收集有关材料，进行调查研究；③安排结构，拟写提纲；④落笔起草，反复检查，使其成文。(2)核稿，即公文起草成形送交领导人签发之前，对公文的观点、文字、内容、体式所作的全面检查与修正工作，主要由各单位的办公室秘书或主任负责，一般叫“把口”或“把关”，就是保证公文的质量。核稿的着跟点是：是否需要制发文件，是否符合国家法制要求，是否体现了党和国家的方针、政策和上级的要求，措施、办法是否行之有效，结论是否正确，结构、用语是否符合公文的特点要求，公文的体式是否规范等。(3)签发，是形成公文的最后一个关键环节。公文经过领导人核准签发即成定稿。会议讨论通过的文稿，可由办公室主任代行签发，涉及本单位带全局性的公文，应由主要负责人签发，一般公文可由分管副职签发。(4)缮印、校对与用印。缮印指依据定稿誊抄、打印或排印成正式文本，校对指根据定稿校正缮印中的差错，用印指加盖印章，公文盖印一般应加盖在成文日期处。
稿本 是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿、文本。包括草稿、定稿、正本、副本、存本、试行本及各种文字本。
草稿 是文件的原始稿件，供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件一般只有一次写成的草稿，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成几次或几十次草稿。
定稿 是经过审问，由负责人签发或会议正式讨论通过的完成稿。定稿是文件的标准稿本，是进行缮印的依据。经过多次草拟形成的文件，最后一稿并由领导审批签署的才为定稿。已经正式发布的文件，日后又重新修改时，须保留原来的定稿，不可以将原来的定稿作为草稿在上面修改，而应利用复制件作为草稿，进行修改补充，并重新报有关领导签批。
原稿 即定稿。它是与正式印发件相对而言的。
核稿 文件形成草稿，在送领导审批签发之前，或已经过一定审批手续的稿件，在正式印制之前，由秘书人员进行全面、认真校核的过程称为核稿。核稿是帮助领导审核把关，以保证文件质量的重要措施，也是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要方面。核稿一般是从以下几方面对文件进行检查：①是否准确无误地体现了领导机关的意图，是否符合党的方针、政策和国家的法律、规章，是否注意到同有关文件的衔接；②提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；③审批手续是否完备，涉及两个以上部门工作的事项，是否经过有关部门协商取得一致意见，并且经过会签；④文稿是否结构严谨、条理清楚、观点鲜明、提法准确，文字表述是否简明通畅，标点符号是否正确，人名、地名、时间、数字、引文等是否经过认真核对；⑤发文形式、密级确定、发至级限、传达范围等技术处理是否符合规定。
核稿工作是一项政策性、技术性很强的工作，承办人员应当有较好的素质，一般来说应具备以下条件：①具有一定的马克思主义理论水平；②熟悉党的方针、政策；②熟悉以往发布的文件；④知识面宽并有相当的文字能力；⑤尤其要具有高度的政治责任感和严肃认真的工作态度。
清样 经过初步核稿的文件，如果有较大改动，在送有关部门征求意见或送领导审批之前，应作打印处理，所产生的清楚的稿样称作清样。清样在送有关部门征求意见后，可能还会有较大改动，需要再次印制成清样才能送批。因此，有些重要文件，要反复印几次清样才行。注意：这里说的清样与印刷版上打出来的校样不是一个概念。
正本 正本是指对定稿内容完整再现的具有法定效用的正式文本。其外形特征是：格式正规、有印章等有效标志。
试行本 是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：一般在文种后用括号注明“试行”字样。
暂行本 也是规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。其外形特征是：在公文标题的文种之前加注“暂行”字样。
副本 是公文的复制本或正本的复份，供知照、存查用。作为正文复份的副本与正本在外形上基本无区别，但在使用目的、送达对象上与正本有所不同。正本送达主送机关，供对方直接办理，副本送抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等，副本具有与正本一样的法定效用。作为正本复制体的公文副本，不具备保存正本公文的全部特征，如没有印章、签署者亲笔署名等，因而不具备正式公文的法定效用，只能供参考、备查用。
修订本 是指原来已经发布生效的公文，经重新修正补充再发布的文本。自修订本发布生效日起，原文本宣告作废。它也是规范性公文正本的一种特殊形式，其外形特征是：基本与正本相同，只是需在上面做出稿本标记，如标明“修订本”字样等。
送审 又称呈批，即将经过认真校核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，要附送原件和重要的征求意见稿清样。文稿送出后，要掌握批转去向，适时催询审批结果，免得贻误工作。
签发 签发即签署，是形成文件的最后一个关键环节。文件经过领导人核准签发即可生效。签发人代表机关或部门，对文件从政治到文字上都负有完全责任。签发是领导人履行职权的一种形式。因此，签发人只是对本身领导职权范围内的有关文件才有权签发，不得越权。
会签 两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导人联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。
转发 下级单位对上级或平级及不相隶属机关之间的来文，加注意见后印发给自己所属下级单位，称作转发。转发文件使用的通知，称为转发性通知。如《××市人民政府办公厅转发中共中央办公厅、国务院办公厅〈关于严格控制发放奖金、补贴的紧急通知〉的通知》。
批转 上级单位对下级的来文（如请示、报告）批注意见后印发给下级单位，称作批转。批转文件使用的通知，称为批转性通知。如《国务院批转商业部〈关于决定当前茶叶购销问题的请示〉的通知》。
注发 文件定稿以后、正式印发之前，要确定文件如何发布等各种问题，这一技术处理过程称作注发。注发所涉及的项目包括：发出方式、印制份数、发至级限、阅读传达范围、密级、急缓程度、文件格式、印制要求等。批注的原则是方便工作，利于保密。批注时要认真阅读文件，首先弄清基本内容和领导要求，然后按照规定处理。由于情况的不同，在批注中往往会遇到各种各样的疑难问题，拿不准的不要擅自决定，可以先提出处理意见，报有关领导审定后处理。
发授范围 指文件发多宽的面。这个幅度是由文件内容本身所决定的；文件内容属于何种工作性质，需要让哪个范围的人员知道，就有一个相应的发授范围。发授范围一般通过文件的上款表示出来。党的领导机关制发的具有普遍意义的文件，发“全报”的较多，即发向党、政、军、群各系统。专业性的文件，因其业务性较强，涉及的工作内容也较单纯，一般只发有关地区和部门。一些日常事务性的批复回文，只发少数相关地区和部门，有时只发直接的或主要的一个地区或一个部门。总之，发授范围是根据具体情况确定的，不能图省事采取“一刀切”的作法。凡属重要文件应慎重处理，待向领导请示后再确定发授范围。
发至级限 指文件发布的层次。领导机关是分层次设置的，文件也应是分层次发布的。根据文件内容，该发至哪一个级限就发至哪一个级限，不能任意扩大，也不能一味控制级限而影响文件效用的发挥。需要注明发至级限的，一般是发向大范围的文件，也有专业性文件。而一般事务性文件和往来问复性的函件，是不必注明发至级限的。对上级行文也不应规定发至级限。
阅读范围 指可以阅读文件的人员范围。一般说，文件的发授范围和发至级限本身就确定了文件的阅读对象。在这方面是有严格规定的，无须在文件中一一注明。但是也有些文件，阅读范围需要临时扩大或缩小，这就要在文件中特别注明。
传达范围 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚。 [NextPage] 三）公文中的常用词语
下边介绍一些公文写作中的常用语。
按语 或称“案语”。以发文单位的名义对所发文件、材料加以指导、说明的一种公文形式。按语对下级的工作具有指导作用。按语可分为四类：①说明性按语，说明材料来源和编发原因，或特别说明何人要发和发至什么范围；②提示性按语，指出材料的中心、要点或提纲挈领地介绍其内容；③批示性按语，对下发单位作出指示，提出具体要求；④评论性按语，对编发的材料进行评论，表明意见和态度。针对全篇材料的按语，一般置于正文之前，注明“编者按”或“按”；针对材料的某一部分的按语，一般夹在文中，加括号注明。
表态用语 公文中表示作者意见、态度的词语。据表态用语的轻重程度可分两类：明确表态用语，如“应、应该、同意、不同意、责成、批准、支持、反对、不妥、照办、请核查、照此办理、遵照执行、贯彻执行、迅当办理、业已颁布、组织实施、贯彻落实、取消、禁止、取缔、作废、阅处、存查、存疑、存档、”等；模糊表态用语，如“原则同意、原则批准、似应、拟应、拟同意、研究执行、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理、酌情执行”等。
称谓用语 公文中表示对机关、单位、集体、个人不同人称称呼的词语。一般性称谓用语用于上对下、下对上、平行机关或不相隶属的机关、单位之间，如“本(厅)、我(厅)、该(厅)、你(厅)、本署、各有关部门”等。表示尊重的称谓用语多用于下对上、不相隶属的机关、单位之间，如“贵(厅)、××长”等。党内一般称“××同志”。
承启用语 公文中承上启下的词语。常用于通知、决定、报告、计划、规章制度等文种。其特点是：前以一介词结构承接上文，后用一固定的结构形式引起下文，如“根据……特作如下决定”“为了……提出如下意见”“为此、对此”等。承启用语的上文一般较简短，下文是文中内容的主体部分，并多用条款形式表达。
告知词语 指公文中表示告诉使知晓的用语。如“见告、速告、电告、转告、收悉、得悉、已悉、示知、下情上达、上情下达”等。
公布词语 指公文中表示将法令、文告、指示、事项等公开发布，对大众宣告的用语。如“公布、发布、颁布、颁发、颁行、布告、明令”等。
简称用语 指公文中经过简化的词语。其作用是可使行文简洁，内容概括鲜明，便于掌握和记忆。地名、机关名称使用简称必须是规范化的简称，如“中共中央”。事物名称使用简称用语有三种方式：(1)节缩式，如“外长”。 (2)统括式，如“不抓辫子，不扣帽子、不打棍子”简称为“三不主义”。(3)选点式，如“九·一八事变”“南昌起义”等。
结尾用语 公文中表示全文结束的词语。不同的文种结尾用语也不同。
如请示的结尾用语可用“以上请示当否，请批复”“妥否，请批示”“上述意见如果可行，请批准”等；
报告的结尾用语可用“以上报告如有不当，请指示”“以上报告如无不当，请批转各地执行”等。另外，像“请批示、请核示、盼复、函复、为荷、为要、为盼、申报备查、待备案、请核准、见复、查复、此复、示复、请复、请复示、盼予答复、切切此布、此令、此据、请照办、请予审批、望予审批、函告、专此函达、特再重申、特再函询、谨致、谨报、特先函商、特先联系“等也都是常用的结尾用语。
经办词语 指表示通过或责成有关人员或部门加以办理的词语。如：经、经查、经与、经向、经管、径送、径自、径与、径向、后经、业经、均经、现经、拟经、一经、业于、接办、接洽、存档、查阅、查禁、拟建、拟定、拟订、悉数、悉心、责令、责成、承转、定夺、
开起用语 公文中用在正文的全篇或段落的起首开端表示行文目的、依据、原因、背景等的词语。如“兹、兹因、兹悉、兹就、兹据、兹经、兹介绍、兹定于、兹有兹派、兹聘、；欣闻、欣悉、欣逢、欣值；据报、据了解、据核实、据、根据、依据；际此、值此；关于、为了；按照、遵照、依照、查、奉；现将、前接、倾奉、顷接、倾据、倾闻、近接；悉、敬悉、均悉、经由；由于、鉴于、随、随着”等。
模糊语言 根据正确反映公文思想内容的需要，有意识地运用模糊性的语言达到表述上的准确性的写作方法。在公文写作中，正确地运用模糊语言，可提高语言表述的准确性、概括性，给一些问题的阐述留有回旋的余地。模糊语言一般运用于：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有回旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。常见的模糊语词有：(1)表示时间的，如“现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候”等等；(2)表示范围的，如“每、各、有的、部分、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数”等；(3)表示程度的，如“一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌”等；(4)表示频率的，如“经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续”等。
判断词语 公文中表示肯定或否定决断的用语。如“系、显系、纯系、确系、果系、均系、均为、不予、不当、不妥、不法、不宜、不符、不力、为好、为宜、为妥”等。
批语 上级机关对下级来文或有关资料的指示性语句。按用途可分为：批复下级请示的批语；批转下级报告的批语；批示有关资料的批语。
批转用语 公文中表明对下级来文批示意见或向下批转、转发公文的词语。常用的有“批示、审批、阅批、核阅、阅示、核示、批转、转发、颁发、印发、发布、公布、周知、函发、下发、下达”等。
谦敬用语 公文中对行文对象表示礼仪、敬重的用语。多用于公文的开头或结尾处。按使用范围可分为：各种行文通用的，如“请、奉告、奉悉、奉送、奉还、谨、谨悉、敬悉、谨启、拜托、拜会、拜读、承蒙、光临、光顾、缅怀、不胜、惠于、鼎力支持、大力协助”；上行文常用的，如“奉、呈送、报请、拜谒、见示、见教、见谅、”；平行的领导机关之间使用的，如“函邀、函请、拟”等。
期请用语 公文中表示作者某种期望和请求的词语。多用于上行文，有时也用于平行文和下行文。常用的期请用语有“请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、送请、务请、提请、呈报、上报、报批、报送、希、望、希望、即希、尚希、尚祈、尚盼、切望、热望、务希、恳予、希予、希将、希能、盼、切盼、如蒙”等。
强调用语 公文中表示突出强调的用语。如“必须、必需、务必、务须、务期、务请、特此、特予、特请、均须、均应、切记、切实、切勿、切切、非经、不得、严禁、严词、鉴于、基于”等。
审核词语 指公文中表示审查核实的用语。如“审核、审查、审阅、审定、审议、审批、审处、核实、核定、核对、核准、核减、查明、查照、查处、查办、查实、查访、查询、查对、查证、查收、查究、清查、追查、追究、复议、复核、复查、考查、考核、校阅、校订、鉴别”等。
时限用语 指公文中表示时限或时间的用词。如“迅即、即、立即、迅予、火速、当即、及时、届时、届期、庚即、应即、须即、请即、希即、望即、即予、即行、即日、定期、当务之急”等。
申述词语 指公文中表示申述说明性的用词。如“申述、申诉、申说、申辩、申明、申报、申请”等。 [NextPage] 协商词语 指公文中共同商量、讨论的用语。如“协商、协议、商榷、商议、商酌、商斟、会商”等。
雅语 典雅庄重的公文语言。适当地运用雅语，可使公文内容的表达简明、平实、庄重。运用雅语一般要求是：使用规范化的书面语言，不用口头语言；使用朴实无华的语言；适当使用少量的文言词语。
引叙用语 公文中表示引述来文的词语。主要用于批复、复函、指示、决定等文种。常用的引叙用语有“收、接、悉、前收、前接、现收、现接、近收、近接、惊悉、欣悉、收悉、闻、近闻、惊闻、欣闻、喜闻”等。
征询用语 公文中表示征请、询问对有关问题的意见的词语。主要用于上行文的结尾和平行文的结尾。常见的有“当否、可否、妥否、能否、是否、是否可行、是否妥当、是否同意、如有不当、如无不当、如有不妥、如无不妥、如果不行、如果可行、意见如何”等。
综合用语 公文中用以连接具体情况叙述和总括性叙述的词语。综合用语具有承上启下的作用。常见的综合用语有“为此、据此、值此、至此，有鉴于此、综上所述、总之、总括、总而言之、概而言之、依据上述、据前所述、综上情节”等。
(四)公文中专用语的使用
1．公文中的名称表述
公文中第一次出现的人名、职称、地名、组织机构名称应写全名。除符合规定者外，不用简称。同一名称在一篇或数篇文稿中多次出现时，要注意前后统一，如有变动应予说明。涉及多人的职务时，应据场合按规定正确排序。各类单位、地区名称在文稿中第一次出现时应写明所在地区或归属。各种事物名称连用时要注意相互之间的概念属类，不能互相包含。
使用度量名称要严格按国家规定书写。
不要用明文规定不用的旧名词。如“满清”应改用“清朝”。
专业术语，要谨防用错；难懂的术语或群众不熟悉的名称要慎用。
使用译名，应注意统一。凡外国国名、地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，以新华社的译名为准。如“韩国”不要称为“南朝鲜”。
2．公文中的时间表述
公文中的时间表述要准确、具体。
准确的时间表述，不能用一些交代不够清楚的时间概念，如“前年、昨天、上月以前”等等，而应写明具体的年、月、日。紧急文电还应加注时、分。
公文中的年份一概用全数，不得省略。如“一九九八年”不能写为“九八年”。
起草文件参考历史资料时，应核实该资料的确实时间再使用。公文中出现历代朝代年号时应加注公历年份，如“唐开元庚辰”应加注“(公元704年)”或写为“公元七0四年(唐开元庚辰)”；引用历史资料涉及时间概念时，应加说明。
3．公文中的数字表述
公文中数字的书写形式，按照规定，凡使用阿拉伯数码书写得体的地方均应使用阿拉伯数码，如发文号、统计表、计划表、序号、百分比、时间以及一切数词等；专有名词以及习惯用语中的必须使用汉字书写，如“十六大”、“九五”计划等；有的公文数字书写需要使用汉字，但应统一。最基本的要求是，同一公文中同类的不得汉字与阿拉伯数码混用。
数字的增减、降低、提高的概念必须准确，如：增加了二倍，即原为一，现为三；增加到二倍，即原为一，现为二。超额百分之八十，即原为一百，现为一百八十。降低到百分之八十，即原为一百，现为八十；降低了百分之八十，即原为一百，现为二十。降低、减少不能用倍，如：不能用“降低××倍”或“减少××倍”的提法，只能用“降低百分之几”或“减少了百分之几”。
引用统计数字时要真正有助于说明有关问题，可引可不引的数字最好不引。使用各种数字必须做到真实、准确。引用的数字中，如有“约、近、左右”等约略用语不能省略，以保证表达原意。
4．公文中的省略原则
公文中用语的省略主要是以准确、明白、不发生误解为原则。
姓名、地名、单位名、时间都要用全称书写。如国文件中第一次出现的人名、地名、单位名称已使用全称，在说明“以下简称为×××”的情况下，再次出现时可用简称。
外国人的姓、名、父名应写全。
时间名称不能只写一半。
有些确已为全国人民所普遍熟悉的事物，如“三个代表思想”“晋冀鲁豫”“京广线”等，可用简称。
五、书信常用祝愿语
信的结尾大都要用祝颂语或致敬语。祝颂语的选用也要根据自己与收信人的关系，以及收信者的年龄、职业、身份、地位等具体情况决定。写信的祝颂语也非常多，而且古今不同，也应注意选用。比如，对长辈可用“敬祝 安康”“祝您 健康”“敬视 安好”“恭叩 福安”等。对平辈可用“此致 敬礼”“即颂 学安”“祝你 进步”“祝 工作顺利”等：对晚辈可用“愿 学习进步”“希 工作努力”。收信人是教师，可用“敬颂 教安”“即颂 教棋”。收信人是作家、记者、编辑，可用“此祝 撰安”“即颂 著安”“此祝 文棋”“此颂 笔健”。收信人是夫妻，可用“恭祝 俪安”。如正遇到节日，就用祝贺节日快乐的词语；也可根据季节不同用“顺颂 春安(夏安、秋安、冬安)”等。总之，不论怎样写，都应有助于自然之表达自己真诚的祝福。
祝颂语要在正文之后另起一行空两格写；也可在正文之后另起一行空两格写其前半部分，如“祝”“敬祝”，然后另起一行顶格写后一部分“幸福”‘“安康”等；也可紧接正文书写，不另起行；一般在末尾用叹号，也可不用标点。
